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Déduction des frais de voyage et de divertissement

  • 31/01/2018

En règle générale, vous pouvez déduire 100% de toutes les dépenses de voyages liées à l’entreprise et 50% de toutes les dépenses de divertissement liées aux affaires. Notre formation Sage 50 vous aidera à vous y conformer.

Dépenses de voyage que vous pouvez déduire

Les frais que vous engagez en voyage d’affaires sont déductibles s’ils sont ordinaires et nécessaires . Une dépense ordinaire est une dépense courante et acceptée dans votre commerce ou votre entreprise, alors qu’une dépense nécessaire est une dépense utile et appropriée pour votre entreprise. Vous pouvez déduire 100% de vos frais de déplacement qui sont ordinaires et nécessaires.

Assister à une exposition dans l’espoir de faire des liens et d’apprendre les dernières tendances de l’industrie serait probablement considéré comme une dépense ordinaire et nécessaire. Ce ne serait probablement pas une dépense ordinaire et nécessaire de louer une Porsche pour se déplacer pendant que vous êtes à l’expo.

  1. Déplacements

Lorsque vous déduisez des frais de déplacement, vous pouvez déduire le coût du billet d’avion, du tarif d’autobus, du tarif du train ou de la voiture de location à votre destination d’affaires. Si vous n’avez pas conduit votre véhicule personnel, vous pouvez déduire les frais de transport pour aller et revenir de votre hôtel ainsi que pour aller au bureau d’un client ou à un lieu de réunion.

  1. Véhicule personnel

Si vous conduisez votre voiture personnelle à votre destination d’affaires, vous pouvez déduire les frais d’exploitation et d’entretien de votre voiture lors d’un voyage d’affaires. Il y a deux façons de prendre cette déduction: calculer les dépenses réelles ou prendre la déduction de kilométrage standard.

Lors de la déduction des frais de déplacement, vous pouvez calculer vos dépenses réelles en totalisant vos recettes sur des choses comme le gaz, les péages et le stationnement. Vous pouvez également calculer le nombre total de km parcourus et le multiplier par la déduction de kilométrage standard pour 2018, qui est actuellement de 55 ​​cents par km pour les 5000premier km et de 49 cents pour les suivants. Comparez le total des dépenses réelles au kilométrage standard et prenez celui qui vous donne la plus grande déduction.

  1. Bagages et expédition

Vous pouvez déduire les frais de bagages que les compagnies aériennes vous factureront et également déduire à l’avance le coût d’expédition des fournitures ou du matériel d’entreprise vers votre destination.

  1. Hébergement

Vous pouvez déduire votre chambre d’hôtel et les taxes pour la durée de votre séjour pour affaires seulement.

  1. Repas

Vous pouvez déduire 50% du coût des repas tout en voyageant aussi longtemps qu’ils sont considérés comme raisonnable.

  1. Nettoyage

Si vous êtes sur un long voyage d’affaires et que vous avez besoin d’avoir vos vêtements blanchis, vous pouvez déduire cette dépense.

  1. Téléphone

Si vous utilisez le téléphone dans votre chambre d’hôtel ou si vous avez besoin d’utiliser leurs services de télécopie, vous pouvez en inscrire le coût dans vos dépenses admissibles.

En outre, vous pouvez déduire le pourcentage que vous utilisez votre téléphone personnel pour les affaires. Si vous utilisez votre téléphone cellulaire 40% du temps pour les entreprises, vous pouvez déduire 40% de son coût annuel.

  1. Pourboires

Les pourboires que vous payez pendant votre voyage d’affaires sont déductibles. Il vaut mieux en avoir une trace.

  1. Autre

Si votre hôtel facture des frais pour utiliser leur Wi-Fi dans votre chambre d’hôtel, c’est déductible. En outre, si vous avez besoin d’utiliser un ordinateur ou une imprimante au centre d’affaires de l’hôtel, tous les frais qu’ils facturent pour ce service sont également déductibles.

Dépenses de voyage non déductibles

Vous ne pouvez pas déduire les frais de voyage pour un voyage qui est principalement pour des raisons personnelles. Cependant, vous pouvez déduire les dépenses que vous avez à votre destination qui sont directement liées à votre entreprise.

Frais de divertissement déductibles

Pour être admissible à titre de déduction, les dépenses que vous encourez pour divertir un client, un client ou un employé doivent être ordinaire et nécessaire. Quelques exemples de ce serait d’acheter des billets pour le théâtre et de les donner à un client ou de lancer une fête de Noël pour les employés. Vous ne pouvez déduire que 50% des frais de divertissement.

En général, vous êtes autorisé à déduire 50% de tous les frais de divertissement admissibles. La limite de 50% s’applique aux dépenses de divertissement que vous avez tout en divertissant les clients ou les employés à votre lieu d’affaires, un restaurant, ou un autre endroit.

Billets de théâtre – vous pouvez déduire le coût des billets que vous donnez à votre client ou à votre employé

Boîte de nuit-vous pouvez déduire les frais de couverture et de nourriture et de boissons

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Événements sportifs-vous pouvez déduire l’achat de billets (aussi longtemps qu’ils ne sont pas excessifs) et de nourriture et de boissons

Dépenses de divertissement non déductibles

En général, vous ne pouvez pas déduire des choses comme les cotisations (y compris les frais d’initiation) pour l’adhésion à un club organisé pour les affaires, le plaisir, les loisirs, ou un autre but social. Par exemple, les cotisations versées aux clubs de pays, aux clubs de golf et aux clubs de compagnies aériennes ne seraient pas déductibles.

Cette règle s’applique à tout organisme membre si l’une de ses principales finalités est soit:

  • Organiser des activités de divertissement pour les membres; ou
  • Fournir aux membres ou à leurs invités l’accès à des installations de divertissement.

Comme pour les frais de voyage, vous n’êtes pas autorisé à déduire les frais de divertissement pour un conjoint, un membre de la famille ou une autre personne, à moins que vous ne puissiez démontrer que vous aviez un but commercial clair, plutôt qu’un but personnel ou social, pour offrir du divertissement.

Conservation des documents en cas de vérification

En général, vous devez avoir des documents écrits, tels que des reçus, des chèques annulés, une politique de frais de déplacement d’entreprise ou des factures pour supporter vos dépenses en cas de vérification. Vos documents doivent indiquer le montant, la date, le lieu et les dépenses. Par exemple, un reçu de restaurant est suffisant pour prouver une dépense pour un repas d’affaires si elle inclut les informations suivantes:

  • Nom et emplacement du restaurant
  • Le nombre de personnes servies
  • La date et le montant de la dépense

Au verso de la réception, je vous recommande de noter le nom de chaque personne en présence ou au moins le nom du client. Je vous recommande également de prendre l’habitude de numériser des reçus dans votre ordinateur.

Vous devez tenir des registres qui soutiennent vos déductions pendant 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez déposé la déclaration de revenus sur laquelle la déduction a été réclamée. Imagestion et sa formation Sage 50 peut vous aider à faire un bon usage de ces documents.

Traduction libre du blog de Crystalynn Shelton