Astuces Sage50

PRIORITÉ AU CLASSEMENT DE VOS DOCUMENTS

  • 13/08/2018

Dans un article daté d’il y a 3 ans j’écrivais :

Faites-vous partie de ceux ou celles qui accumulent les reçus dans une boîte à chaussures? Lors de mes visites clients, je constate qu’encore aujourd’hui certains entrepreneurs rangent les factures et les reçus pêle-mêle à l’intérieur d’une boîte à chaussure remplie à rebord. Un exercice qui s’avère coûteux, car lorsque le moment est venu de produire ses impôts, de nombreuses minutes et du temps précieux sont perdus.

Les choses n’ont pas vraiment changé. Le classement semble toujours une corvée et reste à réorganiser !

UTILISEZ DONC LE NUMÉRIQUE

Pour ma part, je n’ai plus de piles de papiers, de factures clients ou fournisseurs et même de communications du gouvernement. Tout est numérisé, stocké sur clé USB et même enregistré sur le nuage Dropbox.

En quelques secondes je retrouve un document qu’il soit d’hier ou d’il y a 3 ans. J’y ai même accès à partir de mon téléphone ou de ma tablette.

Le gouvernement accepte maintenant que les documents soient numérisés tant qu’ils sont accessibles :

Si la société tient des registres ou conserve des pièces justificatives sur support électronique, elle doit les conserver sous une forme lisible sur ce même support pendant six ans après la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent.
Extrait de Revenu Québec

MÊME NUMÉRISÉS LE CLASSEMENT RESTE PRIORITAIRE

Il vous faudra ordonner vos documents numérisés sur votre ordinateur.

J’écrivais encore il y a 3 ans :

D’une entreprise à l’autre, les rubriques de grand-livre sont variables, toutefois certaines catégories sont communes à tous, en voici quelques exemples : repas, essence, réparations de voiture, réparations de matériel informatique, acquisition de logiciel et de matériel informatique, téléphonie & internet, matériel de bureau, abonnement et réseautage, électricité, papeterie, etc. Je vous invite à laisser une section « à classer » pour les factures et les reçus qui semblent plus difficiles à catégoriser et qui demandent de vous renseigner auprès de votre bureau de comptabilité.

Au lieu de faire ce classement physique vous devrez créér des répertoires pour chaque catégories et même de sous-répertoires sur votre ordinateur.

Dans l’exemple ci-dessus vous pouvez voir mon classement par année, par mois et même dans le répertoire PDF j’ai conservé une copie de toutes mes factures clients.

Les factures Fido et Vidéotron sont à côté de mes relevés de banque, marge, carte de crédit et autres ainsi que des rapports de ventes du mois.

Ce classement n’est qu’un exemple de ce que vous pouvez faire. Vous voyez que j’ai un accès rapide à tout jusqu’en 2010 !

VOTRE TEMPS EST PRÉCIEUX

 

Combien de boites allez-vous ouvrir pour sortir votre relevé de banque de mai 2011 ? Pour ma part je dirai que je l’aurai devant moi en quelques secondes.

 

 

C’est vrai que ça va être long à mettre en route ! … Mais ça en vaut la peine. Faites-le à temps perdu (j’aime cette expression !).

Si vous avez besoin d’aide pour démarrer le processus appelez moi.

et