Combien de temps garder les documents d’entreprise ?

Toute personne qui exploite une entreprise au Québec doit conserver ces registres (sur papier ou sur support électronique), ainsi que les pièces justificatives relatives aux renseignements contenus dans ces registres, pendant 6 ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent.

Une entreprise doit pouvoir rendre ses registres disponibles en tout temps et dans un délai raisonnable si Revenu Québec demande à les vérifier.

Ces documents doivent permettre de vérifier, notamment

  • * les revenus et les dépenses d’entreprise;
  • * les sommes que l’entreprise a perçues relativement à la TPS et à la TVQ;
  • * les montants de taxes payées;
  • * les demandes de crédit de taxe sur les intrants (CTI) ou de remboursement de la taxe sur les intrants (RTI) qui ont été faites;
  • * toute l’information ayant servi au calcul des retenues à la source et aux cotisations de l’employeur.

Il faut conserver, à l’appui des renseignements précédents, les preuves justificatives suivantes :

  • ♦ le relevé quotidien des revenus, accompagné des factures et des rubans de caisse enregistreuse;
  • ♦ le relevé quotidien des dépenses accompagné des chèques oblitérés ou annulés et des reçus;
  • ♦ un relevé du kilométrage de chaque automobile utilisée en partie pour l’exploitation de l’entreprise et en partie à des fins personnelles;
  • ♦ les pièces justificatives concernant :
    •    * les déplacements,
    •    * les dépenses en immobilisation;
  • ♦ les factures et les relevés mensuels des transactions effectuées par carte de crédit;
  • ♦ les registres indiquant le nom des employés, leur salaire et les retenues faites pour chacun d’eux.

Destruction de documents après la période prescrite 

Quand les 6 années obligatoires de conservation sont expirées, il n’est pas nécessaire d’avoir l’accord de Revenu Québec pour détruire ces documents. Toutefois, Revenu Québec peut exiger, au moyen d’un avis, que certains documents soient conservés pour une période plus longue.

Note 
Revenu Québec recommande de conserver en permanence les documents suivants :

  • * les contrats notariés;
  • * les registres de procès-verbaux;
  • * les registres d’actions;
  • * le journal général.


Toutes ces règles concernant la conservation et la destruction de  s’adressent à la clientèle suivante :

  • ♦ particulier exploitant une entreprise, société ou société de personnes qui exploite une entreprise, ou qui doit déduire, retenir ou percevoir un montant en vertu d’une loi fiscale (ex. : impôt sur le revenu, taxe de vente, retenue à la source);
  • ♦ l’un des organismes suivants, qui doit tenir des registres permettant de vérifier les dons qui lui ont été consentis :
    •    ⇒ organisme de bienfaisance enregistré;
    •    ⇒ association canadienne ou québécoise de sport amateur;
    •    ⇒ établissement d’enseignement qui bénéficie de dons d’instruments de musique.

Extrait du Portail Québec

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