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Tenue de livres : se débarrasser de sa boîte à chaussure!

  • 19/09/2018

classement comptabilitéFaites-vous partie de ceux ou celles qui accumulent les reçus dans une boîte à chaussures? Lors de mes visites clients, je constate qu’encore aujourd’hui certains entrepreneurs rangent les factures et les reçus pêle-mêle à l’intérieur d’une boîte à chaussure remplie à rebord. Un exercice qui s’avère coûteux, car lorsque le moment est venu de produire ses impôts, de nombreuses minutes et du temps précieux sont perdus.

 Une activité quotidienne et facile pour vous simplifier la vie

comptabiliser facturesLa semaine dernière, alors que j’étais en visite chez un client, il m’a demandé : Marie-José, comment puis-je faire pour me retrouver dans cette montagne de factures ? J’aimerais m’assurer que je n’oublie rien lorsque le moment est venu d’enregistrer mes dépenses dans mon logiciel de gestion. Cette question peu banale m’a fait penser qu’il était temps. Comment mettre en place une saine gestion de votre Tenue de livres comptables?

Avoir un bon système de classement pour sa Tenue de livres comptables

tenue de livres Je vous invite d’abord à utiliser un mini-classeur plastifié en forme d’accordéon. Ce que j’aime de ces classeurs c’est qu’ils sont peu coûteux. Flexible et maniable, il se range bien dans un tiroir de bureau. Je considère que ces documents importants doivent être à portée de main. En général, ces porte-documents sont munis d’une douzaine de séparateurs et sont offerts avec une série de cartons détachables sur lesquels il est facile d’inscrire le titre de chacune des rubriques. Ces sections correspondent aux catégories de grand-livre du logiciel de gestion.

Inscrire le nom des rubriques de grand livre les plus importantes

 D’une entreprise à l’autre, les rubriques de grand-livre sont variables, toutefois certaines catégories sont communes à tous, en voici quelques exemples : repas, essence, réparations de voiture, réparations de matériel informatique, acquisition de logiciel et de matériel informatique, téléphonie & internet, matériel de bureau, abonnement et réseautage, électricité, papeterie, etc. Je vous invite à laisser une section « à classer » pour les factures et les reçus qui semblent plus difficiles à catégoriser et qui demandent de vous renseigner auprès de votre bureau de comptabilité.

Classer vos papiers importants tous les jours pour une saine Tenue de livres comptables

Maintenant que vous possédez l’outil de base pour travailler il ne vous restera plus qu’à procéder au classement des papiers importants. Tout d’abord, choisissez le moment de la journée qui semble pour vous le plus opportun. Ouvrez votre courrier et débarrassez-vous immédiatement des enveloppes inutiles puis, déposez-les dans votre corbeille de recyclage. Retirez de votre sac à main ou de votre porte-documents l’ensemble des reçus cumulés durant les derniers jours. Imprimez les factures de vos fournisseurs de services arrivées par internet et enregistrez-les dans les dossiers appropriés.

Un stylo rouge pour voir clair en tout temps

Je vous suggère d’utiliser un stylo rouge pour inscrire sur la facture la catégorie de grand-livre appropriée. Encerclez également le montant total et la date d’émission. La clarté des informations facilitera le classement de ces nouveaux papiers dans votre porte-documents bien identifié et accélèrera l’enregistrement de la dépense dans votre logiciel de gestion prêt à remplir.

Remettre des documents ordonnés à votre comptable

 Enfin, le moment sera maintenant venu de dire adieu à votre mal de tête annuel. Vous serez maintenant prêt à ouvrir vos livres et recevoir votre comptable. Lorsque celui-ci aura besoin de toutes les preuves pour justifier les dépenses, les réponses se trouveront dans votre porte-documents bien en ordre. Vous pourrez ainsi profiter de ce temps précieux pour développer ce qui vous tient le plus à cœur, vos multiples projets d’entreprises et du même coup, déposer votre vieille boîte à chaussures à la poubelle!

Bon succès!

Tenue de livres comptables